Excel'de çalışmak ile ERP'de çalışmanın farkları

Excel'de Çalışmak

Excel, kullanıcıya sınırsız esneklik sunan bir hesap tablosu aracıdır. Bir beyaz tahta veya gelişmiş bir hesap makinesi gibi düşünülebilir.

Avantajları:

• Hızlı ve Esnek: Küçük çaplı hesaplamalar, analizler, listelemeler için idealdir.

• Düşük Maliyet: Lisansı ucuzdur veya ofis paketinin içinde gelir.

• Kolay Öğrenilir: Temel seviye kullanımı çok yaygındır.

• Güçlü Analiz: Pivot tablolar, grafikler ve formüllerle derin analizler yapılabilir.

Dezavantajları (Riskler):

• Hata Riski Yüksek: Manuel veri girişi, "copy-paste" işlemleri insan hatasına çok açıktır. Yanlışlıkla bir hücre silmek tüm raporu çökertebilir.

• Versiyon Karmaşası: "Son dosya hangisi?", "Ahmet Bey'deki dosya mı güncel, yoksa Ayşe Hanım'daki mi?" gibi sorunlar yaşanır.

• Veri Bütünlüğü Eksikliği: Aynı müşteri farklı departmanlarda farklı isimlerle (Örn: "ABC A.Ş." / "ABC Anonim") kayıtlı olabilir.

• Zaman Kaybı: Raporları birleştirmek, verileri güncellemek çok zaman alır.

Kullanım Alanı: Kişisel analizler, hızlı hesaplamalar, küçük ekiplerin basit takip işleri, ERP'den alınan ham verilerin işlenmesi ve raporlanması.

ERP Sistemlerinde Çalışmak

ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması), bir şirketin tüm departmanlarını ve iş süreçlerini tek ve birleşik bir veritabanında bir araya getiren entegre bir yazılım sistemidir. Bir şirketin merkezi sinir sistemi gibi düşünülebilir.

Avantajları:

• Tek Kaynak Doğruluk: Tüm departmanlar aynı, güncel veri üzerinde çalışır.

• Süreç Verimliliği: Bir satış siparişi oluşturulduğunda, stok otomatik düşer, muhasebe kaydı oluşur, üretime sinyal gider.

• Gerçek Zamanlı Görünürlük: Yöneticiler anlık olarak satış rakamlarını, stok durumunu, nakit akışını görebilir.

• Denetim İzlenebilirliği: Her işlemin kimin, ne zaman yaptığı kayıt altındadır.

Dezavantajları:

• Yüksek Maliyet: Lisans, kurulum, danışmanlık ve bakım maliyetleri yüksektir.

• Karmaşık ve Zor Öğrenilir: Kullanıcıların eğitim alması gerekir. Sistem esnek değil, kurallıdır.

• Uyum Süreci Gerektirir: Şirket, iş yapış şeklini ERP sistemine uydurmak zorunda kalabilir.

Kullanım Alanı: Orta ve büyük ölçekli işletmelerin tüm operasyonel süreçlerinin (satın alma, satış, stok, muhasebe, insan kaynakları, üretim vb.) yönetimi.

Somut Bir Örnek: "Müşteri Siparişi" Süreci

• Excel'de:

  1. Satış temsilcisi siparişi bir Excel dosyasına girer.

  2. Stok sorumlusu, stok durumunu kontrol etmek için başka bir Excel dosyasını açar ve manuel olarak kontrol eder.

  3. Satış temsilcisi, stok yeterliyse siparişi onaylar ve muhasebe departmanına e-posta ile iletir.

  4. Muhasebe çalışanı, faturayı kesmek için kendi sistemine veya Excel'ine bu veriyi tekrar girer.

  5. Bu süreçte birisi stok dosyasını güncellemeyi unutursa, stoksuz ürün satılabilir.

• ERP'de:

  1. Satış temsilcisi ERP sistemine siparişi girer.

  2. Sistem anında stok durumunu kontrol eder. Stok yetersizse uyarı verir.

  3. Sipariş onaylandığı anda:

     • Stok Modülü: İlgili ürünün stoğu rezerve edilir veya düşülür.

     • Muhasebe Modülü: Müşteri borcu otomatik olarak kaydedilir.

     • Üretim Planlama Modülü: Stok yetersizse, üretim için otomatik talimat oluşturabilir.

  4. Fatura, sistem üzerinden otomatik olarak kesilir ve tüm kayıtlar tek bir yerde tutulur.

Sonuç

Excel, bir problemi çözmek için kullanılan güçlü bir araçtır. ERP ise, problemleri oluşmadan önlemek ve tüm şirketi uyum içinde çalıştırmak için kullanılan bir sistemdir.

Modern bir şirkette ikisi de bir arada bulunur: ERP, operasyonel verinin "tek doğru kaynağı" olarak çalışırken; Excel, bu sistemden alınan ham verilerin analiz edilmesi, özet raporlar hazırlanması ve geçici çözümler üretilmesi için kullanılır. Kilit nokta, hangi iş için hangisinin uygun olduğunu bilmektir.